Voraussetzungen für die finanzielle Administration von EU-Projekten
Die Verwaltung von EU-Projekten beinhaltet die Erstellung von Finanzberichten (financial statements) für einen bestimmten Abrechnungszeitraum (reporting period). Die Drittmittelverwaltung unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Einreichung von Finanzberichten. Diese werden entweder über den Koordinator des Projekts oder über das Funding & Tenders Portal bei der EU eingereicht. Hierfür ist eine enge Abstimmung zwischen dem/der Projektleiter/in und der Drittmittelverwaltung notwendig, da u.a. die im technical report aufgeführten work packages und Personalien mit dem financial report übereinstimmen müssen.
Damit ein financial report durch die Drittmittelverwaltung erstellt werden kann müssen folgende Punkte beachtet werden:
1. Arbeitszeiten müssen mittels Stundenzetteln erfasst werden, falls die/der Projektmitarbeiter/in sowohl im EU-Projekt als auch in einem anderen Projekt tätig ist. Zur Anerkennung von Personalkosten muss der Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeit erbracht werden. Nur die produktiven Stunden werden anerkannt und müssen real erfasst werden. Zu den Arbeitszeiten für das Projekt zählen neben der Tätigkeit im Labor auch Bürotätigkeiten, Dienstreisen oder Fortbilungen für das Projekt. Es müssen die entsprechenden Arbeitspakete beim Führen der Stundennachweise berücksichtigt werden. Beim Ausfüllen der Stundennachweise dürfen keine Arbeitszeiten für nicht existierende Tage oder Feiertage erfasst werden.
Vorlagen für die Zeiterfassung in H2020 Projekte finden Sie sind unter
https://www.horizont2020.de/projekt-personalkosten.htm
Für Horizon Europe-Projekte finden Sie Vorlagen und weitere Informationen unter
2. Falls die/der Projektmitarbeiter/in ausschließlich für das EU-Projekt arbeitet muss für den Berichtszeitraum eine Erklärung durch den/die Projektleiter/in über die ausschließliche Tätigkeit im Projekt unterzeichnet werden.
3. Weitere Informationen zu förderfähigen Kosten und Auszahlung von Fördergeldern finden Sie unter
https://www.horizont-europa.de/de/Finanzen-1728.html
https://www.horizont-europa.de/de/Periodische-Berichte-1971.html
4. Bitte beachten Sie, dass bei Investitionskosten (z.B. für Geräte) nur zuvor ermittelte Abschreibungsraten förderfähig sind. Hierfür muss die Nutzung für das EU-Projekt belegt werden:
https://www.horizont2020.de/projekt-abschreibungskosten.htm
Bitte kontaktieren Sie schon zu Beginn des Durchführungszeitraums Ihres bewilligten EU- Projekts die Drittmittelverwaltung, um eine reibungslose finanzielle Abwicklung Ihres Projekts zu gewährleisten.
Team EU-Projekte:
Dr. Jessica Schira-Heinen, Sachgebietsleiterin für internationale Drittmittel und Stiftungsprojekte
Martin Claus, Sachbearbeiter EU-Projekte