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Datenschutz und Schweigepflicht
Liebe Mitarbeitende des Universitätsklinikums Düsseldorf,
die psychosoziale Beratung für Mitarbeitende des Universitätsklinikums Düsseldorf (UKD) erfolgt nach Art. 6 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf der Basis von persönlichen Informationen, die Sie uns mitteilen. Erhoben werden dabei personenbezogene Daten wie Name, Anschrift und Geburtsdatum. Gegebenenfalls werden auch besondere personenbezogene Daten zu Ihrer Gesundheit gemäß Art. 9 DGSVO erhoben. Demnach dürfen wir diese Daten nur erheben, wenn Sie uns ausdrücklich dazu Ihre Einwilligung erklärt haben. Die Erhebung der Daten geschieht durch eingesetzte Fragebögen, durch Notizen während der Beratung und durch Gedächtnisprotokolle zum Beratungsprozess. Die schriftliche Dokumentation personenbezogener Daten dient der Psychosozialen Diagnostik und der Qualitätssicherung im Beratungsprozess.
Die Daten werden in Papierform oder elektronisch festgehalten. Die in Papierform angelegte Akte wird verschlossen aufgehoben. Die in elektronischer Form festgehaltenen Daten werden in einem zugriffsgeschützen Ordner im J-Laufwerk des UKD gespeichert. Zur Terminierung von Beratungsgesprächen nutzen wir zudem eine gesondert eingerichtete Ebene im Medico-System. Zur Terminierung wird Ihr Vorname, Ihr Name und Ihre Rufnummer oder alternativ Ihre Mailadresse erfasst.
Die Archivierung der Daten erfolgt so lange, wie es für den Beratungsprozess erforderlich ist. Danach werden die Daten noch für das Folgejahr bereitgehalten, falls es doch noch einmal zu einer Frequentierung der Beratungsstelle durch den Ratsuchenden kommt. Falls es zu keiner weiteren Beratung kommt, werden dann im Jahr darauf alle Daten komplett gelöscht (elektronische Daten im J-Laufwerk und die Daten im Terminkalender) bzw. fachgerecht vernichtet (Papierakte).
Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
Terminkalender: die MitarbeiterInnen der Sekretariate des Klinischen Institutes für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie zur Verwaltung der Termine. Die Mitarbeitenden aus der Psychosozialen Beratungsstelle zur Verwaltung der Termine. Elektronische Akte und Papierakte: ausschließlich Mitarbeitende aus der Psychosozialen Beratungsstelle.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck/e der Verarbeitung Zweck/e der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Weiterleitung:
Psychosoziale Beratung für Mitarbeitende des Universitätsklinikums Düsseldorf
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.:
Ihnen stehen sog. Betroffenenrechte zu, d.h. Rechte, die Sie als im Einzelfall betroffene Person ausüben können. Diese Rechte können Sie gegenüber dem UKD geltend machen. Sie ergeben sich aus der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO), die auch in Deutschland gilt:
- Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO:
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten.
- Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO:
Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden.
- Recht auf Löschung, Art. 17 DS-GVO:
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO:
Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.
- Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung, Art. 21 DS-GVO:
Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses einer Stelle erfolgen.
Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde wegen Datenschutzverstößen:
Unabhängig davon, dass es Ihnen auch freisteht, gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtlich nicht zulässig ist. Dies ergibt sich aus Art. 77 DS-GVO. Die Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde kann formlos erfolgen an:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Verantwortlich für die Verarbeitung:
Klinisches Institut für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie
Psychosoziale Beratungsstelle
Jürgen Riemer M.A., Diplom-Sozialpädagoge
Telefon 0211 81 16 16 0
riemer@med.uni-duesseldorf.de
Datenschutzbeauftragte des UKD:
Das UKD hat Datenschutzbeauftragte bestellt. Die Kontaktdaten lauten:
Stabsstelle Datenschutz
Datenschutzbeauftragte UKD
Moorenstraße 5
40225 Düsseldorf
Datenschutz@med.uni-duesseldorf.de
Einwilligungserklärung
Für die Erhebung dieser oben genannten personenbezogenen Daten ist Ihre schriftliche Einwilligung erfoderlich. Ohne diese kann eine Beratung nicht durchgeführt werden.
Schweigepflicht
Die Beratenden unterliegen der gesetzlichen Schweigepflicht. Ohne Entbindung von der Schweigepflicht ist die Weitergabe von Inhalten der Beratung nach §203 Strafgesetzbuch unter Strafe gestellt.
Entbindung von der Schweigepflicht
Zum Zwecke der Fallsupervision können Ratsuchende die Beratenden von der Schweigepflicht entbinden. Dazu beraten sich die in der psychosozialen Beratung tätigen Mitarbeitenden des hiesigen Klinischen Institutes miteinander zur Optimierung der Beratung. Diese Vorgehensweise ist fachlich gefordert und ein professioneller Standard. Hierzu verwenden Ihre persönliche Berater und Beraterinnen die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Inhalte aus der Beratung. Voraussetzung dazu ist eine von Ihnen zuvor erteilte Schweigepflichtsentbindung gegenüber diesem Fachgremium. Eine Weitergabe der Daten über diesen Kollegenkreis hinaus ist verboten (§203 Strafgesetzbuch).
Haben Sie noch Fragen?
... dann stehen wir Ihnen gerne zu Verfügung:
Telefon: 0211 81 16 16 0 oder per Mail