Für Projekte, die durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) gefördert sind, erstellt die Drittmittelverwaltung pro Quartal einen Mittelabruf, für den wir die Mithilfe des/der Projektleiters/in benötigen. Der Mittelabruf beinhaltet eine detaillierte Auflistung über Personalkosten, Sachausgaben, Reisekosten und Investitionen im Berichtszeitraum.

Für den Mittelabruf werden folgende Informationen und Dokumente benötigt:

1. Zur Anerkennung von Personalkosten muss der Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeit erbracht werden. Nur die produktiven Stunden werden anerkannt und müssen real erfasst werden. Zu den Arbeitszeiten für das Projekt zählen neben der Tätigkeit im Labor auch Bürotätigkeiten, Dienstreisen oder Fortbilungen für das Projekt. Es müssen die entsprechenden Arbeitspakete beim Führen der Stundennachweise berücksichtigt werden. Ausgefüllte und unterzeichnete Stundenzetteln werden benötigt, falls die/der Projektmitarbeiter/in sowohl im EFRE-Projekt als auch in einem anderen Projekt tätig ist. Stundennachweise müssen als Original bei der Drittmittelverwaltung eingereicht werden (spätestens 21 Tage nach Quartalsende). Beim Ausfüllen der Stundennachweise dürfen keine Arbeitszeiten für nicht existierende Tage oder Feiertage erfasst werden.

Die Anlage für den Nachweis der Produktivarbeitsstunden finden Sie unter

https://www.efre.nrw.de/oeffentlichkeitsarbeit/formulare-fuer-zuwendungsempfaengerinnen/

2. Für Mitarbeitende, deren Personalkosten ausschließlich über das EFRE-geförderte Projekt getragen werden, wird eine monatliche Erklärung über die ausschließliche Tätigkeit im Projekt durch die Drittmittelverwaltung erstellt. Sämtliche Veränderungen beim Personal (Stundenreduktion und -aufstockung, Verlassen des Projekts vor Vertragsende, weitere Tätigkeiten in anderen Projekten), sollten der Drittmittelverwaltung umgehend mitgeteilt werden.

3. Für jeden Mittelabruf wird zudem ein kurzer Fortschrittsbericht benötigt, in dem die durchgeführten Arbeiten und erreichten Ergebnisse mit Bezug zum Zuwendungszweck dargestellt werden sollten. Diese sollten mit dem für den Mittelabruf festgelegten Zielbestimmungen übereinstimmen. Der Fortschrittsbericht muss spätestens 21 Tage nach Quartalsende per Email an die Drittmittelverwaltung geschickt werden. 

4. Einmal jährlich wird vom Projektträger ein Sachbericht eingefordert, der über den Fortschritt des Projekts informiert. Falls Sie hierzu Informationen zum verausgabten Budget benötigen, melden Sie sich spätestens zwei Wochen vor Abgabetermin bei der Drittmittelverwaltung.

Bitte kontaktieren Sie schon zu Beginn des Durchführungszeitraums Ihres bewilligten EU- Projekts die Drittmittelverwaltung, um eine reibungslose finanzielle Abwicklung Ihres Projekts zu gewährleisten.

Ansprechpartnerin: Dr. Jessica Schira-Heinen, Sachgebietsleiterin für internationale Drittmittel